“El objetivo es convertir los datos en información y la información en conocimiento”
C. Fiorina - CEO Hewlett Packard
Todos hemos oído hablar en alguna ocasión de los Cuadros de mando (también llamados dashboards por los usuarios de anglicismos) y lo útiles que resultan para tomar decisiones. Pero tendemos a asociar este tipo de herramientas a grandes corporaciones que manejan presupuestos astronómicos sin pararnos a pensar que, sea cual sea el tamaño del negocio a analizar, son igualmente válidas.
Cada vez que un cliente nos pregunta qué es lo más importante a la hora de definir un cuadro de mando, la respuesta que siempre es la misma: ¿Qué es lo que quieres analizar?
Existen numerosas, quizás demasiadas, teorías para definir un cuadro de mando integral en el que el objetivo es alinear las actividades de negocio con la visión y estrategia de la organización, mejorando los procesos internos y las comunicaciones externas y monitorizando el rendimiento empresarial a través de los objetivos estratégicos. Pero intentar alinear todos los niveles de la organización no es sencillo y es por ello cuando la palabra específico cobra importancia.
La primera etapa en todo diseño debe ser conocer qué queremos medir y sobre todo, para que tenga sentido, esto debe hacerse bajo un propósito adecuado ya que lo que uno mide es lo que logrará.
Estos objetivos a corto plazo deben tener las siguientes características:
(S) – Específicos
(M) – Medibles
(A) – Alcanzables
(R) – Realistas
(T) – Acotados en el tiempo
Además, es fundamental que estas metas estén definidas por la dirección y estén alineadas con el plan estratégico de la compañía ya que permiten medir aspectos o áreas de actuación de nuestra empresa que son críticos o vitales para el éxito de la misma.
Una vez que tenemos claros cuáles serán nuestros objetivos, surge el concepto de Indicador Clave de Rendimiento (KPI para los anglofonos), que compara nuestras mediciones con una meta u objetivo. De esta forma se podrán analizar alcances, tendencias y desviaciones de una manera rápida y eficaz, permitiendo analizar la causa raíz de las mismas.
Unos KPIs bien definidos nos darán una línea base sólida para seguir optimizando el proceso de mejora continua. Es fundamental dedicar tiempo a hacer las preguntas correctas a las personas indicadas y para ello es necesario analizar metas y objetivos comunes a través del análisis de todos los procesos de la organización. Es decir, no nos limitemos sólo a recoger todo lo que es fácil de medir o datos financieros.
Por último y no menos importante es saber cómo visualizar esta información. Aquí van una serie de consejos para una correcta visualización de los KPIs:
Intenta que sean sencillos de cuantificar.
Deben ser comparables en el tiempo.
Asegúrate que cada KPI tenga un responsable.
Haz que periódicamente se envíe un reporte del estado de los mismos.
Seguramente existan más de 100 indicadores de rendimiento, haz que tus KPIs no excedan de 10.
Organízalos en listas de comprobaciones y por conceptos de tal forma que rápidamente se visualice qué va bien y qué no va tan bien.
Sigue siempre este ciclo: medir – analizar – tomar una decisión – volver a medir.
En definitiva, ¿de qué factores depende la definición de un buen Cuadro de Mando integral?:
Conocer la estartegia de la organización
Definir correctamente los procesos internos
Monitorizar el rendimiento con unos buenos KPIs.
Los KPIs proporcionan un contexto y deben ser fáciles de interpretar.
Pasemos de la teoría a la práctica y preguntémonos que es lo que queremos analizar. Nuestro negocio global, ventas, compras, logística, atención al cliente, I+D, marketing, fidelización... Este será el primer punto y el que marcará desde el inicio el éxito de nuestro análisis.
A partir de ahí tendremos que ser capaces de identificar que información necesitaremos analizar y su disponibilidad. Y con esa información deberíamos de ser capaces de construir los indicadores que necesitamos para un gran Cuadro de mando.
El mejor ejemplo de un buen cuadro de mando es el panel de información de un coche: toda la información necesaria para conducir tomando las decisiones correctas recogida en un espacio reducido y siguiendo códigos de colores y señalización
Definir las fuentes de cada información y conseguir que una herramienta de software las unifique en un solo informe será nuestro siguiente paso. Hecho esto, tendremos que dar forma a cada indicador según la información y el propósito que tenga. Barras, gráficos circulares, lineas cronológicas comparadas, porcentajes, numeros absolutos y relativos, etc... Muchas son las opciones y deberemos de dar con la combinación ideal para, de una manera simple y rápida, conseguir tener la mayor información posible sobre la situación de nuestra área a analizar.
Y por último tendremos que definir los perfiles que tendrán acceso a dicho cuadro de mando y que información deben recibir y analizar. Es evidente que no necesita los mismos datos un CEO antes de un consejo que un Director de Marketing para decidir una campaña o el dueño de una clínica dental para contratar personal.
En definitiva, se trata de elegir, elegir y elegir para, una vez elaborado el Cuadro de mandos, ser mucho mas ágiles y efectivos en la toma de decisiones. Da igual cual sea nuestro negocio porque "cuando se puede elegir es obligado acertar" y para eso una herramienta bien confeccionado es la mejor de las ayudas.
Si crees que en este ciclo de confección del cuadro de mandos necesitas ayuda, coordinación o simplemente apoyo basado en la experiencia, contacta con nosotros y en Keyskills Consulting estaremos encantados de construir junto contigo esa gran herramienta para tu negocio.
Y recuerda:
"Lo único que se puede analizar es lo que se puede medir"
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