"Tómate tiempo en escoger un amigo, pero sé más lento aún en cambiarlo"
Benjamin Franklin
La gestión de proveedores, es una parte fundamental en toda empresa. Los proveedores, intervienen en cada parte del negocio y gestionarlos de una manera eficiente hará que la compañía funcione. Cuando la gestión de proveedores falla, las empresas se enfrentan a grandes pérdidas.
Un rasgo en común es no dar importancia suficiente a la figura del proveedor. Con la típica frase de “el cliente siempre lleva la razón”, consideramos que es el proveedor el que debe estar bajo las órdenes del cliente. Y no es real, ya que éstos como es lógico, también defienden su negocio y si no les resulta rentable, no sólo a nivel económico sino por exceso de cargas de trabajo, pueden cansarse y dejarnos de lado.
La base de la gestión de proveedores efectiva no es el flujo de la información. Las relaciones son un aspecto clave en el cual enfocarse. El elemento humano y la falta de comunicación pueden hacer que las relaciones fracasen.
Tipos de proveedores que puede tener una empresa
Es esencial asegurarse de que los proveedores cubren las necesidades inmediatas y aprovechar las oportunidades de mejora que pueden aportarnos. Por ello hemos realizado una clasificación de proveedores basada en un análisis de riesgos:
Proveedores estratégicos: son los proveedores de bienes y servicios que afectan al core de nuestro negocio y que mantienen el flujo de bienes y servicios constante, éstos serían los distribuidores de las materias primas de los productos que comercializamos o la empresa de servicios de mensajería que pone nuestras ventas en casa del cliente.
Proveedores regulares: Son aquellos que prestan servicios cotidianamente o de manera regular y que intervienen sobre el resultado que se va a obtener, directa o indirectamente. Por ejemplo, los proveedores de software y comunicación o facilities.
Proveedores esporádicos: Son los proveedores de servicios con los que mantenemos relaciones en casos especiales y particulares, por ejemplo: cuando se rompe una máquina de aire acondicionado. Es un trabajo puntual y que no se ejecuta de forma regular, pero a la vez se suele contar con un proveedor específico para ello.
¿Cómo seleccionar un proveedor eficazmente?
Lo primero es determinar cuáles van a ser nuestros proveedores estratégicos para nuestro negocio y qué requisitos deben reunir.
Después, hacer un completo estudio de mercado de los proveedores que pueden encajar para poder analizar los pros y contras de cada uno, y así generar un ranking que te ayude a hacer una preselección de los proveedores que mejor encajen con tus necesidades. Una vez preseleccionados, podemos probarlos y negociar con ellos las condiciones de la colaboración.
10 Aspectos claves a la hora de seleccionar un proveedor
Para una empresa es importante elegir bien los clientes con los que va a trabajar, pero también resulta fundamental saber escoger los proveedores que han de garantizar el suministro de productos y servicios. Hacerlo mal, puede comprometer el futuro de la empresa para ello es muy importante evaluar una serie de aspectos clave:
Catálogo: Evidentemente el elemento más significativo a la hora de seleccionar un proveedor es que comercialice los productos o servicios que realmente necesitas.
Precio: Es el principal factor clave a la hora de evaluar un proveedor, pero no se trata de buscar lo más barato. Al evaluar el precio has de tener en cuenta los gastos adicionales que puedan incluirse en el mismo, como los correspondientes al transporte o al embalaje, así como la posibilidad de que existan descuentos si compras cantidades elevadas (descuento por volumen de compra), o si pagas pronto (descuento por pronto pago). Y siempre buscando la mejor relación calidad precio.
Calidad: Este es otro de los principales criterios a tener presentes, debido a que de nada sirve tener un proveedor con bajos precios, si la calidad de sus servicios es mala.
Condiciones de pago: Balancear los flujos de caja a veces se convierte en un quebradero de cabeza, encontrar un proveedor con el que puedas alinear tus formas de pago internas con las suyas te facilitará esta tarea.
Experiencia: Puede que una empresa desconocida prometa mejores plazos de entrega y respuesta, así como también una mejor relación entre la calidad y el precio de lo que ofrece, pero la autoridad y la seguridad que una organización de renombre puede generar, también debe ser puesta en valor a la hora de tomar una decisión.
Ubicación: Es algo a lo que no le damos la suficiente importancia, cada vez tenemos más interiorizado que el mercado está globalizado, pero sí que es importante ya que conlleva el típico coste de envío o de desplazamiento del que a veces nos olvidamos de negociar. Si el proveedor está cerca siempre se pueden hacer pedidos de menores cantidades, con menos frecuencia o pedir que ellos nos guarden la mercancía.
Tamaño: el poder de negociación dependerá del tamaño de la empresa, a no ser que el volumen de negocio que podamos asegurar sea lo suficientemente grande como para que una gran empresa lo considere relevante.
Tiempos de suministro: El proveedor ha de ser capaz de entregar el material en función de cuáles sean tus necesidades. Puede ser esencial que no exija pedidos mínimos o que garantice un abastecimiento continuo a lo largo del ejercicio. También, es fundamental evaluar la rapidez en el suministro, es decir, el tiempo que transcurre desde que se realiza el pedido hasta que el proveedor lo entrega.
Servicio post venta: En función de las características del producto o servicio adquirido cobrará mayor o menor importancia el servicio posventa. Dentro de esta categoría es común que se evalúen aspectos tales como la asistencia técnica, el servicio de mantenimiento, la política de devoluciones o las garantías que ofrece el proveedor.
Reseñas de clientes o referencias de la competencia o colaboradores: Buscar referencias de éste, sobre todo si son buenas o muy buenas, puede ser el punto diferenciador que te haga decidir trabajar con él.
El peso de cada uno de estos elementos tendrá una ponderación diferente en la evaluación que realicemos según el producto o servicio que estemos negociando en cada momento. No es lo mismo negociar las materias primas necesarias para la producción de tu producto, donde valoraremos más los tiempos de suministro y la relación calidad-precio, que la compra de la tecnología necesaria para fabricarlo, donde prima más el servicio post venta por si sufrimos algún contratiempo.
Además todo estará condicionado por el ciclo de vida en el que se encuentre la propia empresa. No es lo mismo una startup con poco poder de negociación que se está ganando la confianza del mercado, que una empresa que necesita reducir costes o quien le va bien cuya finalidad es abrir nuevas líneas de negocio ampliando el catálogo de productos o servicios para el próximo año, o quien intenta hacer un cambio de rumbo 360ª en su proyecto. La propia empresa también tendrá un peso específico que condiciona la toma de decisión.
En definitiva, deberíamos escoger nuestros proveedores siguiendo el mismo criterio al que atendemos a diario para nuestros zapatos, la conveniencia frente al camino que vamos a realizar. Seguro que en nuestra andadura nos cruzaremos con proveedores más glamourosos, más baratos, con más capilaridad... pero si nuestra elección ha sido correcta no deberemos preocuparnos porque habremos optimizado el resultado final y probablemente acabemos teniendo un partner y no simplemente un proveedor.
Y por último, el riesgo de depender de un único proveedor es algo que, siempre que nos sea posible, deberíamos de evitar. Eso no quiere decir que no establezcamos una relación estrecha de cooperación con un proveedor principal, pero el principio básico de prudencia nos dice que no deberíamos de condicionar la marcha de nuestra Compañía a un tercero sin tener claro un plan de contingencia.
Al fin y al cabo, cuando solo se tiene un par de zapatos se trata de pisar con más suavidad y desgastarlos lo menos posible con el fin de que duren y no quedarnos descalzos. Y eso, sí o sí, ralentizará nuestra marcha.
De modo qué tenemos ardua tarea por delante... Encontrar el proveedor ideal para cada servicio / producto, mantener vivos los planes de contingencia ante la posible necesidad de cambio y, sean quienes sean nuestros proveedores, entender que cualquier relación comercial es un win-win. Un reto apasionante!
Como siempre, esperamos que este post os haya resultado interesante. Nos vemos la próxima semana!
